FAQ

Qui peut créer des modèles de tâches dans mon organisation?

Tout utilisateur d'Estateably ayant un rôle auquel sont attribuées les permissions de niveau gestion de "Modèles de tâches" peut créer des modèles de tâches pour l'organisation. Tout utilisateur assigné au rôle de gestionnaire d'équipe, directeur d'équipe ou administrateur de l'organisation aura par défaut la permission de créer, mettre à jour et supprimer les modèles de tâches pour leur organisation. Cependant, techniquement, ces permissions peuvent être accordées ou restreintes à tous les rôles si nécessaire.

Quels dossiers peuvent utiliser les modèles créées par mon organisation?

Si le type de dossier (succession ou fiducie) et l'équipe définis dans le modèle de tâche correspondent au type de dossier et à l'équipe du dossier en question, les utilisateurs autorisés à gérer la liste des tâches du dossier peuvent sélectionner ces modèles et les insérer dans le dossier si nécessaire.

Si les détails du modèle de tâche sont mis à jour dans l'administration, pourquoi ne vois-je pas les changements dans mon dossier?

Lorsqu'un modèle de tâche a été inséré dans un dossier, il n'est pas réellement lié au modèle de tâche original dans l'administration. Si vous modifiez les détails d'un modèle de tâche dans la page d'administration de votre organisation, seuls les dossiers qui sélectionnent ce modèle après les modifications reflèteront les dernières valeurs de ce modèle. Les modèles de tâches sont un outil permettant d'ajouter facilement des tâches personnalisées au dossier, mais une fois ajoutées, les tâches insérées sont indépendantes et ne peuvent être mises à jour qu'en modifiants les tâches directement dans le dossier.

Quelles informations sur les tâches peuvent être prédéfinies dans le modèle?

Lors de la configuration d'un modèle de tâche dans l'administration, l'utilisateur peut définir le nom de toutes les tâches incluses, la phase à laquelle le modèle s'appliquera (dans laquelle il apparaîtra), sa description, ainsi qu'une liste de tâches et un lien vers une autre tâche qui déterminera la date d'échéance de la tâche modèle. L'état de la tâche, l'attributaire et la d'échéance réelle ne peuvent être gérés qu'au niveau du dossier.

Que faire si je ne veux plus qu'un modèle soit disponible pour que les utilisateurs puissent l'ajouter aux dossiers?

Depuis l'administration, un utilisateur disposant des autorisations appropriées peut supprimer le modèle de tâche afin qu'il ne puisse plus être ajouté à d'autres dossiers à l'avenir. Les dossiers qui utilisaient précédemment ce modèle ne seront pas affectés.

Que se passe-t-il si je supprime un modèle de la liste de mon organisation dans l'administration?

Si un utilisateur supprime un modèle de la liste de votre organisation, le modèle ne peut plus être ajouté à d'autres dossiers. La suppression du modèle depuis l'administration n'affectera pas les fichiers existants auxquels le modèle a été ajouté.

Différentes équipes peuvent-elles utiliser les mêmes modèles?

Oui, plusieurs équipes peuvent partager un modèle tant que les tâches et les phases correspondantes sont partagées par toutes les équipes sélectionnées.

Puis-je définir un modèle à utiliser pour différents types de dossiers (par exemple, les successions, les fiducies et les procurations)?

Non. Pour l'instant, un modèle s'applique seulement à un type de dossier. La raison principale est que les successions, les fiducies et les procurations ont des phases différentes définies pour leurs listes de tâches respectives. Ainsi, même si les mêmes tâches s'appliquent à différents types de dossiers, les phases dans lesquelles ces tâches se déroulent ne sont pas les mêmes et les modèles ne peuvent donc pas être partagés. Pour l'instant, le système limite chaque modèle à un type de dossier.

Puis-je sélectionner le même modèle pour l'utiliser dans différents types de cas (par exemple, les successions, les fiducies et les procurations)?

Non, le système ne vous permettra de sélectionner que les modèles dont le type de dossier correspond à celui du dossier en question. Pour l'instant, un modèle ne peut être configuré que pour un seul type de dossier.

Que faire si je veux insérer plusieurs fois le même modèle dans le même dossier?

Vous pouvez insérer le même modèle dans le même dossier plusieurs fois si nécessaire. Il vous suffit de répéter les mêmes étapes pour insérer un modèle dans un dossier, autant de fois que vous souhaitez ajouter la tâche du modèle à votre dossier.

Puis-je ajouter plusieurs modèles à la fois dans mon dossier?

Oui, lorsque vous insérez un modèle dans un dossier, vous pouvez multi-sélectionner autant de modèles que vous souhaitez. Il suffit de cocher les cases qui apparaissent à droite de chaque modèle disponible pour la sélection. Si vous sélectionnez plus d'un modèle, toutes les tâches incluses seront insérées dans le dossier.