Comptabilité de la fiducie

Aishah Cholmondeley

Mise à jour 06 avril 2023 19:14

Cette section est utilisée pour enregistrer toutes les transactions effectuées au sein de la fiducie. Cette comptabilité sera nécessaire pour fournir des mises à jour régulières aux bénéficiaires de la fiducie.
L'enregistrement des transactions peut se faire de quatre manières : en connectant le compte fiduciaire à Flinks, en important une feuille de calcul, en important un relevé bancaire PDF ou en ajoutant les transactions manuellement. Toutes les entrées sont regroupées dans des rapports de transaction/de détention et dans un relevé de comptes.

1. Synchroniser le compte fiduciaire avec Estateably (Professional Plan)

Vous pouvez utiliser notre intégration avec Flinks pour connecter le compte fiduciaire au journal de reporting d'Estateably. Une fois que vous avez synchronisé un compte avec Estateably, toutes les transactions seront automatiquement transférées dans le module de comptabilité fiduciaire chaque nuit.
Vous pouvez consulter notre vidéo sur la façon de synchroniser votre compte fiduciaire avec Estateably, ou nous contacter à l'adresse support@estateably.com pour activer cette fonctionnalité.

2. Importation depuis une feuille de calcul

Comme alternative à la synchronisation du compte, les transactions peuvent être importées périodiquement depuis une feuille de calcul.
Notez que lorsque vous importez de nouvelles transactions, vous devez vous assurer que votre dossier ne contient pas de transactions qui existent déjà dans notre système, sinon cela créera des doublons.
Vous trouverez ci-dessous les spécifications du dossier nécessaires à l'importation d'une feuille de calcul dans le système.

Date (obligatoire) - Doit être saisie au format AAAA-MM-JJ.
Description (facultatif) - Utilisée pour décrire la transaction.
Catégorie (facultatif) - les catégories suivantes sont disponibles dans le dossier d'importation. Si vous laissez ce champ vide, vous devrez catégoriser la transaction plus tard dans l'application. De même, si vous saisissez un nom de catégorie non valide, la transaction devra être catégorisée ultérieurement dans l'application.
- Catégories valides pour les dépôts :
  - Revenu de dividendes
  - Dépôt en devises étrangères
  - Gain sur les opérations de change
  - Intérêts
  - Remboursement de prêt
  - Dépôts divers
  - Autres revenus
  - Remboursement d'impôts sur le revenu de l'année précédente
  - Revenu
  - Noms de catégories valides pour les retraits :
  - Frais d'exécuteur
  - Retrait de devises étrangères
  - Frais d'obsèques
  - Intérêts et frais bancaires
  - Frais d'investissement
  - Frais d'avocat
  - Perte de change
  - Retraits divers
  - Autres retraits
  - Impôts sur le revenu de l'année précédente payés
  - Honoraires professionnels
  - Fonds rapatriés
  - Intérêts du prêt fiduciaire
  - Remboursement du prêt fiduciaire
  - Remboursement du fiduciaire
  - Dépenses de fiducie
Type de compte (obligatoire) - indiquez dans quel compte classer la transaction :
- Capital
- Revenu
Quantité (facultatif) - si vous achetez ou liquidez plusieurs unités (comme des actions), vous pouvez indiquer la quantité. Sinon, laissez ce champ vide ou entrez 1
Valeur (obligatoire) - entrez la valeur de la transaction. Notez que le formatage est ignoré dans ce champ. Toutefois, vous devez vous assurer que les dépôts ont une valeur positive et que les retraits ont une valeur négative.

Reportez-vous à notre exemple de feuille de calcul d'importation.

Pour télécharger la feuille de calcul dans la section Comptabilité des fiducies, suivez les étapes ci-dessous.

Dans le module Comptabilité des fiducies, cliquez sur le menu à trois points dans le coin supérieur droit de la page.
Choisissez Importer dans le menu déroulant.
Faites glisser votre dossier CSV ou Excel dans Estateably (ou cliquez sur Select File pour localiser le document sur votre ordinateur).
Choisissez le compte fiduciaire par lequel les transactions transiteront, et sélectionnez un type de compte par défaut entre Capital et Revenu. Cliquez sur Suivant pour continuer.
Faites correspondre les noms des champs aux colonnes appropriées du dossier de votre document.
Passez en revue les transactions et apportez les modifications nécessaires. Cliquez sur Enregistrer les transactions pour finaliser votre importation.

3. Importer des relevés bancaires au format PDF

Vous pouvez importer des transactions à partir d'un relevé bancaire mensuel au format PDF en utilisant DocuVision, notre analyseur de documents AI.
Notez que lorsque vous importez de nouvelles transactions, vous devez vous assurer que votre dossier ne contient pas de transactions qui existent déjà dans notre système, sinon cela créera des doublons.
Pour télécharger le PDF dans la section Comptabilité des fiducies, suivez les étapes ci-dessous.

Dans le module Comptabilité des fiducies, cliquez sur le menu à trois points dans le coin supérieur droit de la page.
Choisissez Importer dans le menu déroulant.
Faites glisser votre relevé bancaire dans Estateably (ou cliquez sur Select File pour localiser le document sur votre ordinateur).
L'importation peut prendre entre 30 secondes et quelques minutes, en fonction de la taille de votre dossier. Vous pouvez fermer la fenêtre pop-up pendant ce temps.
Une fois l'importation terminée, vous verrez un point rouge à côté de l'icône de la cloche dans le coin supérieur droit. Cliquez sur la cloche pour ouvrir la fenêtre Notifications, et choisissez la notification qui indique que l'extraction est terminée.
Choisissez le compte fiduciaire par lequel les transactions transiteront, et sélectionnez un type de compte par défaut entre Capital et Revenu. Cliquez sur Suivant pour continuer.
Passez en revue les transactions et apportez les modifications nécessaires. Cliquez sur Enregistrer les transactions pour finaliser votre importation.

4. Ajouter des transactions manuellement

Enfin, les transactions peuvent être enregistrées manuellement en sélectionnant Ajouter une transaction, puis en saisissant les détails de la transaction.
Voici les étapes à suivre pour ajouter une transaction :

Cliquez sur Ajouter une transaction dans le coin supérieur droit.
Sélectionnez le compte bancaire fiduciaire et la date de la transaction.
Indiquez si la transaction est un dépôt ou un retrait, et choisissez une catégorie appropriée pour celle-ci.
Saisissez une valeur et un nom pour la transaction.
Si nécessaire, modifiez le type de compte suggéré.
Facultatif : ajoutez des notes relatives à la transaction, et cochez la case pour exclure la transaction de la compensation de l'exécuteur, le cas échéant.
Cliquez sur Enregistrer pour finaliser l'entrée.

Remarque : si vous créez une transaction des catégories "Vente d'actifs / Transfert bancaire / Dépôt" ou "Paiement de dette", celles-ci associeront la transaction à un élément d'actif ou de passif de l'inventaire respectivement.
Vous devrez sélectionner les articles/comptes bancaires associés qui sont liquidés, rapatriés ou payés dans une liste déroulante. Une fois que vous l'aurez fait, une suggestion de valeur de transaction, de nom et de type de compte apparaîtra pour que vous puissiez la modifier si nécessaire.
Pour plus d'informations sur l'enregistrement des transactions dans les comptes de capital ou de revenus, voir ici.
Note : Les transactions peuvent également être générées par la vente d'actifs ou le paiement de dettes dans l'inventaire actuel, ainsi que par des distributions enregistrées aux bénéficiaires.
Consultez l'article sur l'ajout manuel de transactions pour une explication plus détaillée.

Rapports comptables

Tout au long du processus, des rapports comptables peuvent être créés en sélectionnant Rapports dans le coin supérieur droit. Les documents suivants peuvent être exploités :

Rapport de transaction
Rapport sur les avoirs
Rapport de comptabilité formelle (rapport de réconciliation des points forts ; les transactions passent par les comptes Capital et Revenu)